Некоторое время назад, посчитав кол-во писем в своем ящике, я ужаснулся. А с каждым месяцем их становится еще больше. Я уверен, что это явный признак снижения как собственной эффективности, так и эффективности системы управления компанией. А ведь это глобальная тенденция.
Для начала я кратко резюмирую статью 11 Simple Tips To Effective Email Management
Главный вывод:
Работа с EMAIL = Поддельная производительность
По крайней мере, если вы не выполняете определенные правила, ограничивающее общее время, которое вы тратите на прочтение своей почты и на ответы.
Вот основные причины низкой продуктивности, связанные с работой с email-ми:
1. Откладывание важной работы.
2. Откладывание работы с email-ми
Очень много времени тратиться на просмотр почты без каких-либо действий. Очень часто себя на этом ловлю.
3. Нет конца и края новым email-м
Ответ на 1-н email порождает еще несколько email-ов. Не всегда, но часто.
Вот краткие рекомендации по эффективной работе с почтой:
1. Работайте с почтой 1-н раз в день
и пусть это раз будет не с 9:30 до 18:00
2. Давайте приоритет 20% email-ов, а остальные 80% откладывайте.
Здесь действует правило Парето, которое в данном случае можно перефразировать так: только 20% всей почты несет какой-либо практичный смысл, продвигающий мою роботу в правильном направлении.
3. Не на все email-ы нужно отвечать
4. Читайте только те email-ы, которые относятся к делу
5. Используйте категории
Совет: иерархическая структура папок. Это помогает в правильной приоритезации. См. п.2.
6. Используйте фильтры
Совет: изменение внешнего вида email-а и применение определенных действий (переместить в папку, удалить, ответить и т.д.)
7. Правило 1-ой минуты для ответа
Если на ответ нужна 1 минута, то ответься сразу на письмо и архивируйте его.
8. Лимитируйте время, которое вы выделяете на работу с почтой
Пусть это будет несколько раз в день, но с ограничением по продолжительности.
9. Отпишитесь от рассылок, которые вы не читаете.
Правила выше определяют персональную эффективность, но мне очень интересно как использование email-ов в корпоративной среде влияет на эффективность системы управления. Исследую этот вопрос в следующей статье.
Для начала я кратко резюмирую статью 11 Simple Tips To Effective Email Management
Главный вывод:
Работа с EMAIL = Поддельная производительность
По крайней мере, если вы не выполняете определенные правила, ограничивающее общее время, которое вы тратите на прочтение своей почты и на ответы.
Вот основные причины низкой продуктивности, связанные с работой с email-ми:
1. Откладывание важной работы.
2. Откладывание работы с email-ми
Очень много времени тратиться на просмотр почты без каких-либо действий. Очень часто себя на этом ловлю.
3. Нет конца и края новым email-м
Ответ на 1-н email порождает еще несколько email-ов. Не всегда, но часто.
Вот краткие рекомендации по эффективной работе с почтой:
1. Работайте с почтой 1-н раз в день
и пусть это раз будет не с 9:30 до 18:00
2. Давайте приоритет 20% email-ов, а остальные 80% откладывайте.
Здесь действует правило Парето, которое в данном случае можно перефразировать так: только 20% всей почты несет какой-либо практичный смысл, продвигающий мою роботу в правильном направлении.
3. Не на все email-ы нужно отвечать
4. Читайте только те email-ы, которые относятся к делу
5. Используйте категории
Совет: иерархическая структура папок. Это помогает в правильной приоритезации. См. п.2.
6. Используйте фильтры
Совет: изменение внешнего вида email-а и применение определенных действий (переместить в папку, удалить, ответить и т.д.)
7. Правило 1-ой минуты для ответа
Если на ответ нужна 1 минута, то ответься сразу на письмо и архивируйте его.
8. Лимитируйте время, которое вы выделяете на работу с почтой
Пусть это будет несколько раз в день, но с ограничением по продолжительности.
9. Отпишитесь от рассылок, которые вы не читаете.
Правила выше определяют персональную эффективность, но мне очень интересно как использование email-ов в корпоративной среде влияет на эффективность системы управления. Исследую этот вопрос в следующей статье.
Comments
Post a Comment